Informácie vo vzťahu k zmluvným partnerom

Informácia o spracúvaní osobných údajov určená zmluvným partnerom ZSSK a ich zamestnancom, resp. zástupcom

Tieto informácie o spracúvaní osobných údajov sú určené fyzickým osobám, ktoré sú zmluvnými partnermi (resp. potenciálnymi zmluvnými partnermi) Železničnej spoločnosti Slovensko, a. s. a fyzickým osobám, ktoré sú zástupcami (resp. kontaktnými osobami) zmluvných partnerov Železničnej spoločnosti Slovensko, a. s. 

Naša spoločnosť dôsledne dodržiava pravidlá ochrany osobných údajov fyzických osôb, a to aj pri osobných údajoch o zamestnancoch a spolupracovníkoch našich zmluvných partnerov a našich zmluvných partneroch, ktorí sú fyzickými osobami. V rámci zosúladenia ochrany osobných údajov s novým všeobecným európskym nariadením o ochrane osobných údajov (nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016, v skratke GDPR) si dovoľujeme informovať uvedené dotknuté fyzické osoby, ako s ich údajmi nakladáme, chránime ich a aké majú voči nám práva.

Touto informáciou Vám chceme v prehľadnej forme poskytnúť odpoveď na nasledovné otázky: 

Pojmy súvisiace so spracúvaním osobných údajov

Oboznámte sa, prosím, so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v tejto informácii:

osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, e-mailová adresa, a pod.,

dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú,

spracúvanie osobných údajov – operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, uchovávanie, zmena, využívanie, poskytovanie tretím osobám alebo vymazanie,

prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa,

sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje pre prevádzkovateľa v jeho mene,

účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje,

oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby,

profilovanie – akékoľvek automatizované spracúvanie osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa dotknutej osoby,

príjemca – fyzická osoba, právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorému sú osobné údaje poskytované.

Kto je prevádzkovateľom vašich osobných údajov

Prevádzkovateľom vašich osobných údajov je Železničná spoločnosť Slovensko, a. s., so sídlom: Rožňavská 1, 832 72 Bratislava, IČO: 35914939, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sa, vložka č. 3497/B (ďalej len „spoločnosť“). Spoločnosť určila zodpovednú osobu, ktorá dohliada v spoločnosti na ochranu osobných údajov. Na zodpovednú osobu sa môžete obrátiť prostredníctvom e-mailovej adresy: osobneudaje@remove-this.slovakrail.sk.

Ktoré vaše osobné údaje spracúvame

Spoločnosť spracúva predovšetkým také osobné údaje, ktoré sú potrebné na to, aby mohla vykonávať svoje práva a povinnosti vyplývajúce zo zmluvy, ktorú s Vami uzavrela, aby splnila svoje zákonné povinnosti a aby chránila svoje oprávnené záujmy. O zmluvných partneroch spoločnosť spracúva najmä nasledovné kategórie osobných údajov:

  • základné identifikačné údaje, napríklad titul, meno a priezvisko, adresu, IČO.
  • kontaktné údaje, napríklad e-mailovú adresu a telefónne číslo.
  • údaje týkajúce sa postavenia zástupcu zmluvného partnera, napríklad údaje o pracovnej funkcii.
  • transakčné údaje,  napríklad informácie o vašom bankovom účte a o vašej odmene (ak ste naším zmluvným partnerom).

Z akého zdroja získavame vaše osobné údaje

Spoločnosť získava vaše osobné údaje predovšetkým od Vás, a to najmä pri uzatvorení zmluvy a v priebehu trvania zmluvy. Ak ste zástupcom nášho zmluvného partnera, vaše osobné údaje získavame aj od nášho zmluvného partnera. Vaše osobné údaje si overujeme prostredníctvom verejne prístupných zdrojov (napr. obchodný register, živnostenský register, kataster nehnuteľností a pod.).

Uvedené osobné údaje potrebujeme získať, používať a iným potrebným spôsobom spracúvať na riadne a efektívne plnenie zmluvy, napr. za účelom komunikácie s príslušnými pracovníkmi na vašej strane ako nášho zmluvného partnera, čo je náš oprávnený záujem. Ak by údaje neboli poskytnuté, mohlo by to brániť riadnemu a včasnému plneniu zmluvy.

Na aké účely spracúvame vaše osobné údaje

Bez vášho súhlasu spoločnosť spracúva osobné údaje na nasledovné účely:

  • na účely rokovania o uzatvorení zmluvy, uzatvorenia zmluvy, jej následnej správy (napr. zmeny zmluvy) a na účely jej plnenia. Vaše osobné údaje nám na tento účel poskytujete najmä ich uvedením v zmluve a v jej dodatkoch. Pre tento účel je poskytnutie vašich osobných údajov dobrovoľné, avšak je nevyhnutné na uzavretie zmluvy, jej správu a jej plnenie zo strany spoločnosti. Bez týchto údajov by spoločnosť nebola schopná zmluvu s Vami vôbec uzavrieť ani plniť z nej vyplývajúce povinnosti. Osobné údaje zástupcov našich zmluvných partnerov spracúvame na účely plnenia príslušnej zmluvy a komunikácie súvisiacej s touto zmluvou.
  • keď je spracúvanie nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti alebo je nevyhnutné podľa osobitných predpisov na základe požiadaviek, ktoré pre spoločnosť vyplývajú z týchto osobitných predpisov. Ide najmä o nasledovné právne predpisy:
    • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, spoločnosť spracúva vaše osobné údaje na účel vedenia účtovníctva spoločnosti.
    • zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, spoločnosť spracúva vaše osobné údaje uvedené v registratúrnych záznamoch na účel archivácie registratúrnych záznamov, prípadne archívnych dokumentov.
    • zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, spoločnosť spracúva vaše osobné údaje na účel plnenia svojich zákonných povinností podľa tohto zákona.
    • zákon č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, spoločnosť spracúva vaše osobné údaje na účel plnenia svojich zákonných povinností podľa tohto zákona.
  • na základe oprávneného záujmu spoločnosti na účel správy odberateľských a dodávateľských zmlúv, kedy oprávneným záujmom spoločnosti je zabezpečenie vnútornej administratívy.
  • na základe oprávneného záujmu spoločnosti pri vymáhaní právnych nárokov spoločnosti, kedy oprávneným záujmom spoločnosti je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov spoločnosti.

Komu budú vaše osobné údaje poskytnuté

Vaše osobné údaje spracúvame v maximálnej miere interne v rámci spoločnosti. Vaše osobné údaje poskytujeme iným subjektom len vtedy, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania.

Sprostredkovatelia

V prípade niektorých činností spolupracuje spoločnosť s externými subjektami, ktoré spracúvajú osobné údaje v mene spoločnosti (ďalej len „sprostredkovatelia“).

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje vždy na základe zmluvy uzavretej medzi spoločnosťou a sprostredkovateľom. Sprostredkovateľmi spoločnosti v súčasnosti sú:

  • spoločnosti vykonávajúce externý finančný audit,
  • advokátske kancelárie,
  • exekútori,
  • správcovia (správcovia konkurznej podstaty, reštrukturalizačný správca),
  • znalci,
  • oznamovateľ protispoločenskej činnosti (keď sa mu poskytuje informácia o výsledku vybavenia podnetu/oznámenia podľa zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).

Orgány verejnej moci

Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté orgánom verejnej moci v prípade, že takúto povinnosť ukladá zákon alebo je také poskytnutie potrebné na plnenie povinností uložených zákonom. Medzi orgány verejnej moci patria najmä súdy a orgány činné v trestnom konaní.

Kde sa vaše osobné údaje spracúvajú

Vaše osobné údaje sú spracúvané na Slovensku a v rámci krajín Európskej únie.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúva spoločnosť počas doby trvania príslušnej zmluvy so spoločnosťou, aby mohla spoločnosť vykonávať práva a povinnosti podľa tejto zmluvy. Po ukončení zmluvy a vysporiadaní všetkých práv a záväzkov súvisiacich s daným zmluvným vzťahom sú vaše osobné údaje uchovávané po dobu 10 rokov. Doba uchovávania vašich osobných údajov vyplýva tiež z osobitných zákonov, najmä zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, ako aj zo zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vaše osobné údaje obsiahnuté v dokumentoch, ktoré sú registratúrnymi záznamami, uchovávame po dobu uvedenú v registratúrnom pláne spoločnosti. V prípade spracúvania vašich osobných údajov pri preukazovaní, uplatňovaní a obhajovaní právnych nárokov spoločnosti v sporoch spracúvame vaše osobné údaje do vydania právoplatného rozhodnutia alebo ukončenia vymáhania našich nárokov. Následne vaše osobné údaje spracúvané na tento účel uchovávame po dobu 10 rokov.

Spoločnosť aplikuje princíp minimalizácie, čo znamená, že po tom, čo uplynie doba, počas ktorej je spoločnosť oprávnená spracúvať osobné údaje, osobné údaje sa anonymizujú, resp. vymažú z databáz a informačných systémov spoločnosti.

Profilovanie a automatizované rozhodovanie

Spoločnosť vo vzťahu k vám a vašim osobným údajom nevykonáva profilovanie ani automatizované rozhodovanie.

Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov

V súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov máte nasledujúce práva:

  • Prístup k osobným údajom

Podľa čl. 15 Nariadenia máte právo: a) získať potvrdenie, či spoločnosť spracúva vaše osobné údaje, b) v prípade, že spoločnosť spracúva vaše osobné údaje, dostať informácie o spracúvaní osobných údajov uvedené v čl. 15 ods. 1 Nariadenia, a c) na vyžiadanie dostať kópiu osobných údajov, ktoré spoločnosť spracúva.
V prípade nedôvodných alebo neprimeraných žiadostí, najmä z dôvodu, že sa opakujú, môže spoločnosť za poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré sa spracúvajú, účtovať primeraný poplatok.

  • Oprava osobných údajov

Podľa čl. 16 Nariadenia máte právo na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných osobných údajov, ktoré o vás spoločnosť spracúva. Opravu/doplnenie spoločnosť urobí bez zbytočného odkladu, vždy však s prihliadnutím na dané technické možnosti.    

  • Vymazanie osobných údajov

Máte právo na vymazanie vašich osobných údajov bez zbytočného odkladu v prípadoch uvedených v čl. 17 Nariadenia, najmä pokiaľ: a) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali alebo inak spracúvali, b) odvoláte súhlas so spracúvaním osobných údajov, c) namietate voči spracúvaniu osobných údajov na účely oprávnených záujmov spoločnosti a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo namietate voči spracúvaniu na účely priameho marketingu, alebo d) osobné údaje sa spracúvali nezákonne.

  • Obmedzenie spracúvania osobných údajov

Podľa čl. 18 Nariadenia máte právo na to, aby spoločnosť obmedzila spracúvanie osobných údajov, pokiaľ budete namietať správnosť osobných údajov, zákonnosť alebo dôvodnosť ich spracúvania alebo pokiaľ budete namietať proti ich spracúvaniu.

  • Prenosnosť osobných údajov

Pokiaľ ste nám v súvislosti so zmluvou alebo na základe súhlasu poskytli osobné údaje a ich spracúvanie sa vykonáva automatizovane, máte právo od nás získať tieto osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak to bude technicky možné, vaše osobné údaje môžeme odovzdať aj priamo prevádzkovateľovi, ktorého určíte.    

  • Namietať proti spracúvaniu osobných údajov

Podľa čl. 21 Nariadenia máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti. V prípade, že spoločnosť nepreukáže, že existujú nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, spoločnosť spracúvanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu.

  • Obrátiť sa na dozorný orgán

Pokiaľ sa domnievate, že v rámci našej činnosti prichádza k neoprávnenému spracúvaniu osobných údajov, môže sa obrátiť so sťažnosťou na dozorný orgán, ktorým je pre územie Slovenskej republiky Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Vyššie uvedené práva sa uplatnia v rozsahu a za podmienok stanovených v Nariadení.

Ako môžete získať ďalšie informácie a uplatniť svoje práva

Ak máte otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov, chcete získať viac informácií alebo uplatniť vaše práva, môžete sa na nás obrátiť.

  • písomne na adrese Železničná spoločnosť Slovensko, a.s., Odbor právnych služieb,  Letná 42, 041 79  Košice
  • e-mailom na: osobneudaje@remove-this.slovakrail.sk
  • osobne v podateľni ZSSK na adrese Železničná spoločnosť Slovensko, a.s., Rožňavská 1, 832 72 Bratislava počas pracovných dní v čase od 8:00 – 14:00 hod.

Informácie, ktoré sme Vám vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov povinní poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, ak zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. oznámením na našej webstránke alebo inou vhodnou formou.

^ Hore